Wideokonferencje i ich zastosowanie w biznesie

Wideokonferencje 

umożliwiają prowadzenie rozmowy z zainteresowanymi osobami w czasie rzeczywistym bez konieczności bezpośredniego spotkania.Taka forma komunikacji przynosi firmie konkretne korzyści, głównie związane z redukcją kosztów. 

Wirtualne spotkania biznesowe

Wideokonferencja jest szeregiem usług, które umożliwiają zastąpienie tradycyjnego spotkania, spotkaniem wirtualnym wideo. Dokładnie ujmując jest to możliwość pozwalająca dwóm i więcej osobom na komunikację werbalną z jednoczesnym wykorzystaniem obrazu wizualnego. Dzięki czemu zwiększa się skuteczność przekazywania i odbierania informacji. Badania nad pamięcią potwierdzają, że efektywność rozumienia i przyswajania treści rośnie wraz z występowaniem obrazów i dźwięków równocześnie. Jedyne 20% informacji zapamiętujemy tego, co usłyszymy, 30% tego, co zobaczymy, a aż 70 % tego co zobaczymy i usłyszymy jednocześnie. Warto więc zastanowić się nad inwestycją w narzędzie, które jednocześnie zwiększy efektywność komunikacyjną jak i pozwali ograniczyć koszty.

Oszczędność czasu i pieniędzy

Płynny obraz w jakości HD zapewnia przeprowadzenie wideokonferencji na wysokim poziomie, redukując przy tym szereg kosztów, szczególnie związanych z podróżą służbową.

Firmy posiadające dużą ilość oddziałów na terenie całego kraju lub nawet poza nim, borykają się z koniecznością organizowania spotkań służbowych, głównie w centrali firmy. Każda taka podróż związana jest z określonymi kosztami, zarówno tymi materialnymi, jak i niematerialnymi. Do tych pierwszych należy przede wszystkim zaliczyć koszty dotarcia do miejsca docelowego spotkania – są one szczególnie wysokie w przypadku konieczności lotu do innego kraju. Do tego dochodzą między innymi koszty diety pracowniczej oraz nocki w hotelu.

Koszty materialne to jednak nie wszystko. Należy wziąć także pod uwagę czas, jaki te osoby spędzą w podróży (w zamian mogliby po prostu pracować) oraz konieczność “oderwania” ich od codziennych obowiązków, co może znacznie obniżyć efektywność wykonywanej aktualnie pracy.

Wychodząc naprzeciw przedsiębiorstwom, dla których ważna jest optymalizacja kosztów, pojawiają się coraz nowsze rozwiązania technologiczne. Inwestycja w platformę, dającą możliwość przeprowadzania wideokonferencji, pozwala bowiem zaobserwować zwrot z inwestycji w bardzo krótkim czasie.

Korzyści z wdrożenia tego typu rozwiązania widoczne są zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy.  Pracownik rezygnując z konieczności przemieszczania się w celach biznesowych, zyskuje dodatkowy komfort związany z brakiem przymusowego opuszczania rodziny, co w efekcie może przyczynić się do wzrostu jego zadowolenia i większej efektywności pracy.

Obszary wykorzystania wideokonferencji w firmie

Możliwości wykorzystania wideokonferencji jest tyle, ile różnych pionów organizacyjnych. Jednym z nich jest wykorzystanie przy szkoleniach pracowników. Szczególnie tych rozproszonych po różnych oddziałach firmy. Tradycyjna forma nakazywałaby organizację kilku szkoleń – dla każdej placówki oddzielnie lub jednego szkolenia, jednak z koniecznością dojazdu osób  do miejsca, w którym miałoby się ono odbyć.  Zarówno w jednym, jak i drugim wypadku wysokość kosztów byłaby na pewno niemała. Z jednej strony firma musiałaby zapewnić tylu opłaconych szkoleniowców, ile jest placówek, z drugiej natomiast opłacić podróż tylu osobom, ile powinny zostać przeszkolone. Dzięki wykorzystaniu wideokonferencji firma ma możliwość organizacji jednego szkolenia dla wszystkich – bez konieczności wydawania zbędnych pieniędzy.

Kolejnym obszarem, w którym sprawdzi się wykorzystanie wideokonferencji jest rekrutacja pracowników, szczególnie w firmach, w których jest scentralizowany HR. Oznacza to, że konieczność rekrutowania nowych pracowników musi odbywać się właśnie z tego punktu. Wiązać się to może z koniecznością częstych wyjazdów delegacyjnych do rozproszonych oddziałów firmy. Posiadając narzędzie, takie jak platforma umożliwiająca przeprowadzenie wideokonferencji, kadry mają możliwość realizowania rozmów kwalifikacyjnych bez potrzeby opuszczania miejsca swojej pracy. Wystarczy, że centrala, w której znajdują się osoby decyzyjne za przyjmowanie nowych pracowników, nawiąże łączność wideo z z oddziałem, w którym znajduje się osoba zainteresowana pracą. Odległość dzieląca strony, pomimo, że w rzeczywistości może być ogromna, to osoby będą miały wrażenie, że siedzą naprzeciwko siebie w jednym pomieszczeniu. Podsumowując, proces rekrutacji w tym wypadku będzie nie tylko przebiegał sprawniej, a przede wszystkim oszczędniej.